Dolgozói költségelszámolás Business Central Expense Agenttel

Egy szállodaszámla e-mailben, egy parkolási bizonylat a telefonon, egy taxinyugta a táska alján. A munkatársnak össze kell gyűjtenie őket, ki kell töltenie az elszámolást, a pénzügynek pedig ellenőriznie és rögzítenie kell az adatokat. Közben jönnek a kérdések: melyik projekthez tartozott az utazás, ki vett részt az üzleti vacsorán, és miért magasabb a szállásköltség az engedélyezett keretnél?

A Microsoft Dynamics 365 Business Central Expense Agent ezt a folyamatot egyszerűsíti. A 2026. októberi Business Central-kiadásban új képességekkel és bővülő elérhetőséggel kerül előtérbe, ezért most érdemes megvizsgálni, hogyan illeszthető a vállalat költségelszámolási gyakorlatába. [3] A felhőalapú Business Central AI-ügynöke feldolgozza a beküldött bizonylatokat, költségkategóriát rendel hozzájuk, és előkészíti az elszámolásokat. A munkatársak és a pénzügy így a rögzítés helyett több figyelmet fordíthatnak az ellenőrzésre és a kivételekre. [1]

Az októberi kiadás újdonságai

A korábban elindult nyilvános előzetes után az Expense Agent a 2026. októberi, 29.0-s Business Central-verzióban további képességekkel bővül. Az októberi újdonságlista az AI-alapú jóváhagyások támogatását, a duplikációk megelőzésének javítását, az áfakezelés bővítését, valamint a kilométer-elszámolás dátumhoz és járműtípushoz kapcsolódó fejlesztését is felsorolja. Szélesedik az ország- és nyelvi elérhetőség is. [2][3]

2026 októberében az Expense Agent a felhőalapú Business Centralban „production-ready preview” státuszú, vagyis éles felhasználásra szánt előzetesként érhető el, külön felhasználási feltételekkel. Az októberi új képességeket a Microsoft szintén előzetesként jelöli. A bevezetés előtt ezért az adott környezetben ellenőrizni kell az elérhető funkciókat és a szükséges beállításokat. [1][3]

A bizonylattól az ellenőrizhető elszámolásig

A dolgozó a különálló Expense Agent webalkalmazásban töltheti fel a bizonylatot, vagy továbbíthatja azt a vállalat erre beállított e-mail-címére. Az ügynök felismeri többek között a kereskedőt vagy szolgáltatót, a dátumot, az összeget és a pénznemet, majd a vállalat kategóriáihoz igazítja a költséget. Szükség esetén a bizonylat tételeit alkategóriákra is bontja. Az eredmény egy ellenőrzésre váró elszámolás. [1]

Nézzünk egy szemléltető példát: egy tanácsadó kétnapos ügyféllátogatásról tér vissza, szállodaszámlával, parkolási bizonylattal és egy üzleti étkezés számlájával.

Bizonylatok beküldése. A munkatárs feltölti a fájlokat, vagy céges e-mail-címéről továbbítja őket a kijelölt postafiókba.

Feldolgozás. Az AI kiolvassa az adatokat, a költségeket pedig egy megfelelő elszámolástervezethez rendeli.

Munkatársi ellenőrzés. A dolgozó ellenőrzi az összeget, a dátumot és a kategóriát, majd kiegészíti a hiányzó információkat.

Jóváhagyás. A kijelölt jóváhagyó áttekinti az elszámolást és az esetleges figyelmeztetéseket.

Pénzügyi feldolgozás. A jóváhagyott elszámolás a Business Centralban könyvelhető, majd a dolgozói térítés is innen kezelhető.

A beküldésnél apró, de fontos részlet, hogy e-mailes feldolgozás esetén a dolgozónak a költségelszámolási felhasználójához regisztrált céges címről kell küldenie a bizonylatot. Egy magáncímről továbbított számla ezért már a folyamat elején elakadhat. [4]

A vállalati szabályok is részei a folyamatnak

A költségelszámolásban az adatbevitel csak az egyik feladat. Azt is el kell dönteni, hogy az adott kiadás megfelel-e a vállalati előírásoknak. A Business Central kétféle ellenőrzést különböztet meg. [5]

A konkrét szabályok mérhető feltételeket vizsgálnak. Ilyen lehet egy költési limit, bizonyos kiadások tiltása vagy az indoklás kötelezővé tétele egy összeghatár felett. A beállítástól függően az eltérés figyelmeztetést eredményezhet, vagy megakadályozhatja a beküldést.

Az AI-alapú szabályzatértékelés szöveges vállalati előírásokat is vizsgálhat. Például azt, milyen feltételekkel indokolt üzleti osztályon utazni, vagy milyen szálláskategória fogadható el. Ezt külön engedélyezni kell, és további AI-kreditfelhasználással jár.

A két ellenőrzés eredménye eltérhet: egy kiadás beleférhet az összeghatárba, miközben az AI a szabályzat alapján kérdésesnek jelöli. A jelzés segíti a jóváhagyót, aki áttekinti a körülményeket és dönt. Ha az AI-értékelés még függőben van, ezt külön állapot mutatja; a beküldés önmagában nem bizonyítja, hogy minden ellenőrzés lezárult. [5]

Utazási költségek és áfa a gyakorlatban

Saját gépkocsis üzleti útnál a munkatárs megadhatja az indulási és érkezési pontot, kiválaszthatja a tényleges útvonalat, és jelezheti az aznapi visszautat. A rendszer a távolság és a vállalat beállított díjtételei alapján számol. Külföldi bizonylatoknál az eredeti és a vállalat helyi pénznemében kifejezett összeg is megtekinthető. Ehhez a megfelelő pénznemnek szerepelnie kell a Business Centralban. [4]

Az áfakezelésnél is van automatizálási lehetőség. A funkció engedélyezése és a megfelelő beállítások mellett az Expense Agent felismerheti a bizonylat áfaadatait, és javaslatot készíthet a visszaigényelhető összegre. A függőben lévő áfajavaslatokat azonban könyvelőnek kell jóváhagynia vagy elutasítania a könyvelés előtt. A kategóriákhoz rendelt alapértékeket ezért már a bevezetéskor ellenőrizni kell. [6]

Gyakorlati javaslatunk, hogy a próba során ne csak egyszerű parkolási bizonylatok szerepeljenek: kerüljön a mintába külföldi számla, több áfakulcsot tartalmazó dokumentum és olyan kiadás is, amelynek elszámolhatósága külön mérlegelést igényel.

Licencigény és használati költségek

Az Expense Agent egyik előnye, hogy a költségeiket a külön webes vagy mobilfelületen beküldő és ellenőrző dolgozóknak ehhez nem szükséges Business Central-licenc. A rendszerbe megfelelően felvett felhasználók így anélkül kapcsolódhatnak be az elszámolásba, hogy a teljes ERP-felületet használnák. [7]

Ez azonban nem jelent ingyenes AI-feldolgozást. A Microsoft jelenlegi dokumentációja szerint egy feltöltött bizonylat feldolgozása 50 Copilot Credit, függetlenül attól, hány költségsor keletkezik belőle. [8]

Például havi 300 bizonylat alapfeldolgozása 15 000 Copilot Creditet jelent. Ez szemléltető kapacitásszámítás: a pénzben kifejezett költség a választott konstrukciótól függ, az AI-alapú szabályzatértékelés pedig további fogyasztást okozhat. A bevezetés előtt ezért a bizonylatszámot és a bekapcsolandó képességeket együtt érdemes felmérni. [5][8]

Az Expense Agent használata magyar vállalatoknál

A Microsoft aktuális ország- és nyelvi elérhetőségi táblázata az Expense Agentet valamennyi támogatott Business Central-országban és -régióban elérhetőként sorolja fel. A magyar nyelv ugyanakkor nincs a támogatott nyelvek listáján. Az ország szerinti elérhetőség tehát nem jelent automatikusan hivatalos magyar nyelvi támogatást. [9]

Ez nem ugyanaz, mint azt állítani, hogy egy magyar bizonylatot biztosan nem tud feldolgozni. A magyar dokumentumokkal és szövegekkel elérhető pontosságot viszont a saját környezetben, reprezentatív mintán kell megvizsgálni. Különösen fontos a kategorizálás, a dátumok, az összegek és a szöveges szabályzatok értelmezésének tesztelése.

Az AI adatfelismerése hibázhat, ezért az Expense Agent által készített tervezetek emberi ellenőrzést igényelnek. A Microsoft felelős AI-használatról szóló dokumentációja is rögzíti: az ügynök nem hajt végre végleges pénzügyi módosítást emberi felülvizsgálat és jóváhagyás nélkül. [7]

Az első lépések a bevezetéshez

A Microsoft irányított beállítási folyamatot biztosít az Expense Agenthez. Ennek része a beküldési csatornák, a felhasználói hozzáférések, a könyvelési alapadatok, a szabályok és az értesítések konfigurálása. Az AI-funkciókat és a fogyasztásalapú számlázást is elő kell készíteni. Az alapbeállításokat összetettebb vállalati szabályzat esetén tovább kell finomítani. [10]

A Loginformnál a bevezetést egy jól körülhatárolt próbával javasoljuk kezdeni:

1. Egy csapat, néhány költségtípus. Például az értékesítők utazási és parkolási elszámolásai.

2. Egyértelmű felelősségek. Ki javítja a hibás adatot, ki bírálja el a kivételt, és ki végzi a pénzügyi ellenőrzést?

3. Valós bizonylatok. A tipikus esetek mellett szerepeljenek rosszabb minőségű fotók és összetettebb számlák is.

4. Mérhető eredmény. Érdemes figyelni az egy elszámolásra fordított időt, a javítást igénylő mezőket, a visszaküldött tételeket és a kreditfogyasztást.

Így kiderül, hol csökkenti érdemben az adminisztrációt az Expense Agent, és mely pontokon szükséges még módosítani a folyamaton. A cél az, hogy a bizonylatok rendezett adatokkal jussanak el a pénzügyhöz, a munkatársak pedig kevesebb időt töltsenek az elszámolás összeállításával.

A Loginform csapatával érdemes áttekinteni, hogyan illeszthető az Expense Agent a vállalat meglévő Business Central-környezetéhez és költségelszámolási gyakorlatához. Egy célzott felmérés segít kijelölni azokat a lépéseket, ahol az automatizálás a legtöbb időt szabadíthatja fel.

A cikk a Microsoft 2026. október 19-én elérhető dokumentációja alapján készült. Az előzetes funkciók, az elérhetőség és a használati feltételek változhatnak. Források és további információk

1. Microsoft Learn: Expense Agent overview – működés, elérhetőség és a teljes feldolgozási folyamat.

2. Microsoft Learn: Manage expenses in Business Central using Expense Agent – archivált kiadási terv, a májusi előzetes indulásának forrása.

3. Microsoft Learn: Update 29.0 for Business Central 2026 release wave 2 – az októberi kiadás újdonságai és azok státusza.

4. Microsoft Learn: Upload receipts and create expenses in Expense Agent – bizonylatfeltöltés, e-mailes beküldés, devizás és kilométer-elszámolás.

5. Microsoft Learn: How expense policy and rules compliance work – szabályok, AI-alapú szabályzatértékelés és ellenőrzési állapotok.

6. Microsoft Learn: Set up expense management – beállítások és az áfajavaslatok ellenőrzése.

7. Microsoft Learn: Responsible AI FAQ for Expense Agent – dolgozói használat, emberi felülvizsgálat és az AI szerepe.

8. Microsoft Learn: Manage consumption-based billing for agent capabilities – Copilot Credit-felhasználás és számlázás.

9. Microsoft Learn: Copilot and agents country/region availability and supported languages – országonkénti elérhetőség és támogatott nyelvek.

10. Microsoft Learn: Set up Expense Agent – előfeltételek, aktiválás és irányított beállítás.