Számlázó, webshop, online érdeklődők: nálunk minden út a Business Centralba vezet

Egy vállalkozás többféle rendszert használ: weboldalt, számlázót, webáruházat, vállalatirányítási megoldást. Mi a Loginformnál arról gondoskodunk, hogy ezek együtt dolgozzanak. Összekötöttük már többek közt a Számlázz.hu-t és a Shoprentert a Microsoft Dynamics 365 Business Centrallal. Most a saját WordPress-weboldalunkon jelentkező érdeklődők kezelését is beköltöztettük a vállalatirányítási rendszerünkbe.

Számunkra egy új integráció mindig egy üzleti kérdéssel kezdődik: hol akad el a folyamat, mit kell kézzel átmásolni, és milyen információ hiányzik a következő lépéshez?

Lehet szó számlák feldolgozásáról, webshopos rendelések átvételéről vagy értékesítési érdeklődések kezeléséről: a cél ugyanaz. Az adatok jussanak el oda, ahol dolgozni kell velük, és indítsák el a megfelelő üzleti folyamatot.

Ha ehhez két rendszert össze kell kapcsolni, megtervezzük az adatkapcsolatot. Ha egyedi működésre van szükség, elkészítjük a hozzá illő fejlesztést.

Számlázz.hu és Shoprenter: két különböző feladat, ugyanaz a szemlélet

A Loginform Számlázz.hu Interface segítségével a Számlázz.hu-ban kiállított számlák és nyugták automatikusan bekerülnek a Business Centralba. Így a pénzügyi munkatársaknak nem kell újra rögzíteniük a másik rendszerben már meglévő adatokat.

A Loginform Shoprenter Connector a webáruház és a vállalatirányítás közötti kapcsolatot teremti meg: a termékek, árak, készletek, ügyféladatok és rendelések összehangolt kezelését támogatja. A webshopban leadott rendelés így a Business Centralban folytathatja az útját.

Mindkét megoldás mögött az áll, hogy ismerjük az összekapcsolandó rendszereket és azokat az üzleti folyamatokat, amelyeket ki kell szolgálniuk.

A következő ilyen feladatot a saját működésünk adta.

Saját weboldal, saját üzleti igény

A Loginform weboldalán többféle érdeklődés érkezik. Valaki letölti a Business Central kézikönyvünket, más egy esettanulmányt kér, megint más a Dynamics NAV-ról történő váltást tervezi, vagy konkrét kérdéssel keres meg bennünket.

Korábban ezekről értesítő e-mailt kaptunk. Innen kézzel kellett továbbvinni az adatokat, értelmezni az érdeklődés hátterét, és eldönteni a következő lépést.

Pedig jelentős különbség van aközött, hogy valaki szakmai kíváncsiságból olvas egy anyagot, vagy fél éven belül szeretné lecserélni a régi NAV-rendszerét, több tucat felhasználóval.

Azt szerettük volna, hogy ezek az információk közvetlenül a Business Centralban álljanak rendelkezésre, és segítsék az értékesítési munkát. Ehhez a meglévő vállalatirányítási rendszerünkre építettünk, külön CRM bevezetése nélkül.

Az űrlap elküldésével elindul a háttérfolyamat

Saját WordPress-bővítményt fejlesztettünk, amely a weboldali űrlapok adatait automatikusan továbbítja a Business Central felé. Az összekapcsolásban a Microsoft Power Automate és saját Business Central-bővítményünk is szerepet kap.

A látogató ugyanúgy kitölti az űrlapot, megkapja a kért anyagot vagy a visszaigazolást. A háttérben viszont az érdeklődése már bekerül az üzleti rendszerünkbe.

A név és az elérhetőség mellett az adott űrlapon megadott üzleti információk is átkerülnek: például a jelenleg használt rendszer, a NAV-verzió, a felhasználók száma vagy a tervezett migráció időtávja. A kampányadatok továbbításával az érdeklődés forrása is követhető.

Adatátadásból értékesítési támogatás

Az integráció értéke ott válik igazán láthatóvá, amikor a beérkező információkkal a fogadó rendszer dolgozni kezd.

A Business Central a megadott adatok és aktivitások alapján pontozza az érdeklődéseket. Más súlyt kaphat egy általános kézikönyv-letöltés, egy migrációs tanulmány iránti érdeklődés vagy egy közvetlen kapcsolatfelvétel.

Ez segít felismerni, mely megkeresések mögött körvonalazódik konkrét projekt, és hol van még inkább tájékozódásra szükség. A pontozási szabályok a tapasztalatok alapján finomíthatók.

Erre az alapra építjük a folyamat további automatizálását is: a felelős értékesítő kijelölését, a következő teendők követését és az érdeklődéshez igazodó utánkövetést.

Egy jó integráció a fennakadásokat is kezeli

Az adatkapcsolatnak a mindennapi működésben is megbízhatónak kell lennie.

Ezért a weboldali bővítmény rögzíti a továbbításra váró beküldéseket. Ha a fogadó rendszer átmenetileg nem érhető el, automatikusan újrapróbálkozik, tartós hiba esetén pedig értesítést küld. A továbbítások állapota az adminisztrációs felületen követhető.

Új űrlap bekötéséhez sem kell minden alkalommal programozni: a mezők összerendelése a WordPress felületén beállítható. Így az adatkapcsolat a marketing újabb igényeivel együtt bővíthető.

Melyik rendszerét kapcsoljuk be legközelebb?

Számlázási bizonylatok, webshopos rendelések, online érdeklődések: három különböző terület, amelyeknél a Business Central köré szerveztük az adatáramlást és a feldolgozást.

A saját leadkezelésünk újabb példa arra, hogyan gondolkodunk a fejlesztésről. Megértjük az üzleti célt, feltérképezzük a rendszerek lehetőségeit, és elkészítjük a szükséges kapcsolatot.

Egy szokatlan integrációs igény számunkra megoldandó üzleti feladat. Pontosan az a fajta kihívás, amellyel érdemes hozzánk fordulni.

Van olyan rendszere, amelyből ma még kézzel másolják át az adatokat? Vagy olyan folyamata, amely több alkalmazás és táblázat között akad el? Mutassa meg, hogyan működik most – mi pedig segítünk összekapcsolni a Business Centrallal.